RubyConfChina 2012 筹款页面

缘起

我是第四次筹办RubyConfChina,借着 RubyChina 的人气,大会的筹办一开始蛮顺利的,年初就定了Matz先生的行程,6月份定了会场,9月份定了所有的讲师和赞助。这次大会的沟通协调工作量大概是往年四倍多,因为大会的规模增加了四倍呀。事情往往一开始非常顺利的话,到了后来就会生出许多曲折,本次大会也不例外。

从写稿的时刻算起,距离本年度的Ruby大会倒计时24天。筹备工作进入了冲刺阶段。刚刚过去的一周,充满了各种纠结,各种无奈,真的是好漫长,好漫长的一周。到底发生了什么事? 具体的情况,在下面这个链接中有详细的说明:

RubyConfChina 筹款页

这是一个众筹页面,用来募集办会的资金,当这个页面已经完成到准备发布的时候,我决定放弃这次众筹页面,不采用这个方式来筹集资金了。为什么放弃?下面我会用问答的方式,把我对众筹页的考虑,以及未尽的话都写出来吧。

Q: 为什么要发起一次众筹?

10月18日那天下午,我去一位好友的工作室拜访,在回来的路上收到通知,大会会场不再免费,要我们自筹5万元场地费。当时我就暴走了,抓起电话联系我所有可以联系的相关的人,其实最终结果一直是协商到了第三天才有了定论。在没有主意的时候,两个人我非常感谢,一个是VMware的Frank,他其实给了我一个Backup的方案,而这个方案是我万不得已的时候就会需要。另外一个人是盛大创新院的老庄,老庄帮我冷静分析了一下情况,给了我一个可供操作的对策,发起一个众筹网站,为了吸纳热心的Ruby爱好者的帮助,也为了完成一次危机营销,说不定能解决问题,还能借这个方式达到宣传推广Ruby大会的目的。

Q: “页面中提到组织者之间分歧很大,其实并未完全达成一致”怎么说?

过去三年,我们努力为大家办了三次免费的大会,那么今年突然要收费了?其实一开始我们计划免费的,要办最好办一场免费的大会。有一个核心因素决定了是收费还是免费,考虑到创智天地中饭难解决的问题,我们决定给大家定饭,中午时间不让大家离开会场太远。注意,购票定饭不是强制的,如果你不需要组织方提供中饭,那么你完全可以不必买票,你依然可以不受限制的参会。当出现场地费问题后,要不要众筹,大家还是觉得,如果你已经找了赞助,还卖票,还直接从大家哪里筹钱,为什么我们处处跟别人要钱?其他人会怎么看?这是几个与会者最大的担心,这个担心是不无道理的。

Q: 如果这个众筹页面发布出去,会有什么样的影响?

说实话我不知道,页面做好了以后,我先发给了几个熟人朋友,华顺,老庄,几个大会志愿者,好友玎玎,Terry等等。我收到了非常多的带有强大正能量的反馈,包括长篇的全文订正,包括各种支持,鼓励的话语。在征求他们意见的时候,我就要求大家只关注内容,不要捐款,但是还有几个朋友表示要立即捐款,还有几个朋友行动起来,开始帮我寻找身边,圈子里面的潜在的赞助商,帮我宣传,推广,争取赞助。今天上午,我接到了来自棒棒糖的电话,一番沟通我又落实了2千元赞助,感谢棒棒糖成为我们的铜牌赞助商之一。Dingding跟我说,他被我的晓之以情,动之以理的页面感染了,真心想要帮助。

Q: 既然小范围内效果这么好,那么为什么不发布出去?

其实是明眼人仅仅从我披露出的信息中找到了症结,帮我找到了解决问题的另外一个途径。这次问题其实就是2万元钱,而我自己已经解决掉了大部分了,而小部分却采用这种可能备受争议的方式,其实有些冒险,如果带来太多负面评价,对大会的品牌和推广都不利。其实还有其他途径的,朋友问我为什么一定要给大家定30元的中饭?因为我想给大家定必胜客披萨,根据我参会的经验,招待大家吃一顿披萨大家普遍会比较满意。当遇到了资金问题,就不能给大家吃披萨了,可以稍微便宜一点,比如每人20元,也可以安排大家吃好。这样可以节约出来了8千元,问题不就解决了嘛?虽然整体的伙食水准下降了,但是相比说服大家去众筹来说,到底哪个更容易让大家接受?既然问题能够从内部解决,那么是不是可以不必走外部途径?这些问题让我一下子茅塞顿开,决定放弃众筹这个方案,尽管努力做了这么一个页面,没有用上有点不甘心,呵呵。

Q: 既然不用众筹,怎么说服大家接受伙食标准下降这个问题?

我会通过其他方式的弥补的,绝对不会亏待大家。大会最重要的就是会议质量。拿最近的PyCon2012大会举例,我作为见证者(其实我是上海会场的现场主持人),大会给参会者留下了糟糕的体验,Ruby大会的几个负责人,大家立即开始讨我们怎么能够保证质量,让大家满意,尽量不重蹈PyCon的覆辙。我已经要求OpenShift,盛大云,以及其他来自厂商的主题分享人这周内提交PPT给我,我们通过PPT审核主题内容(主要是是否夹带广告)。如果内容方面跟大会主旨不符,我们先撤下,然后要求对方证明自己的主题值得上我们的大会。如果水太大,我们哪怕全部换上开放式讨论话题,也要严防死守很水的主题,确保大会干货质量。OpenShift跟盛大云已经立即响应,从他们的调整内容看,比较令人满意。我希能经过这么一轮敲打后,厂商们的主题会缩水不少,这样演讲的内容也会有较多干货。现在已经到了会议筹备的冲刺阶段,我们都在努力尽量办好这次大会,需要大家的支持与理解。

Q: 为什么页面上不公布明细财务报表?

其实是应该公布的,但是希望稍微能晚一点公布出来,因为有些具体条目我只有估算,还要去落实,而有的条目,要到大会开始之前才能落实最终的数字,所以现在有部分条目,只有一个大差不差的约数。收到的赞助费,所有演讲嘉宾的差旅费,食宿都已经确定了。大会的中饭,茶歇要看会议最终的售票情况,实到人数,所以现在我只按照400人来估算。真心希望更多的人来参会,但是人多压力就更大了,呵呵。还有个支出的大头是开发票要缴纳的税款,以及帮助走账的公司的人情往来费用。这次办会是社区办会,背后没有实体公司,要找朋友公司帮助解决财务走账问题,每家赞助公司,我都会问小额赞助是否能用收据充抵?如果要发票的话,餐饮,住宿发票能不能用?目的都是为了能节约一点算一点,想要节约开支也不容易,拜托朋友公司帮助开票,欠下的人情债是不能列入大会预算中的,这些其实都是我自己去埋单了。待稍微晚些时候,很多条目落实了,我会把财务报表完整公布出来,这样能最大限度的减少眼下的争议,质疑,也节约一些时间用于解释。我希望能多花点时间精力到筹备会务本身,还要大家的支持与理解。

Q: 那么你们这么辛苦办会,为了什么?

真的辛苦,过去每次办会我都会产生一个念头:真心不容易,明年我真不愿意再办了。但是另外一个念头会同时产生:真心觉得自己的付出都是有意义的,都是值得的。为了今年办会,我耗费在各种事务上的时间,保守估计,至少再200小时以上,这意味着一个人月的工作量。但是回过头来,通过努力能被大多数人肯定,被大多数人认可,我觉得值了。如果没有这些人的认可和支持,大会早就办不下去了。过去三年的积累,让今年的计划两天,两个会场,24个主题成为了可能。如果在两年前,哪怕是一年前,真的不敢想。时间的损失,金钱的损失,工作上的耽搁,我就不会计较这么多了,因为我很满足。

Q: 还需要帮助么?

要的,现在还有5千元的资金缺口,虽然我关闭了个人捐助的路径,但是以公司方式的捐助渠道依然开放,希望使用Ruby的公司能关注我们,支持我们,不需要太多,小额赞助就好,500,1000,最多不超过2000。这几天来自周围朋友以及社区的热心会员然我感动,我现在更有信心了,办会剩下的这些钱一定会筹集到的。这里我还想跟和所有相关公司保证,在会议期间,我们能给满足公司的尽量满足,能做到的一定做到,让RubyChina社区和公司建立长期合作关系,已经跟我们建立良好关系的公司,比如VMware,CloudFoundry,盛大云,Upyun,这些公司都可以作为例子,我们社区和公司良好合作互动,一起去兑现建立社区之初的承诺:

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